Elektronik ortamda saklanan belgeleri fiziksel olarak saklamanız gerekiyor mu?

Dijital belgelerin günümüzdeki önemi tartışmasızdır, ancak bu belgelerin fiziksel olarak da saklanıp saklanmayacağı konusu karmaşık bir mesele olarak karşımıza çıkıyor. Elektronik ortamda güvenli bir şekilde depolanan belgeler, birçok avantaj sağlasa da bazı durumlarda fiziksel kopyalarının da bulundurulması gerekebilir. Bu gereklilik, özellikle yasal düzenlemeler ve belgelerin asıllarının incelenmesi gereken durumlarla ilgili olarak ortaya çıkmaktadır.

Elektronik ortamda saklanan belgelerin fiziki olarak saklanmasına gerek yoktur, ancak bazı durumlarda zorunludur.

Elektronik ortamda saklanan belgelerin fiziki olarak saklanması gereken durumlar:

Bunun dışında, elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanan belgeler, yangın, deprem, sel gibi doğal afetler veya hırsızlık gibi insan kaynaklı risklerden etkilenmez, veri kaybı riski ortadan kalkar ve internete erişim olan her yerden bu belgelere zaman ve mekân gözetmeksizin erişilebilir.

1. Elektronik defterler. Elektronik deftere geçilmiş olması, ilgili karar ve belgelerin fiziksel imzalı örneklerinin imha edilmesi anlamına gelmez. Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi ticari defterlerin asılları veya ıslak imzalı nüshaları en az kanuni saklama süresi olan 10 yıl boyunca güvenli şekilde muhafaza edilmelidir.
2. Belgelerin aslının incelenmesi gereken durumlar. Elektronik ortama aktarılması imkânsız olan belgeler fiziki ortamda saklanır ve gerektiğinde fiziki olarak gönderilir.